电子邮件保留

政策

这是学院的政策，以保存从发送或接收的电子邮件消息 六(7)年的大学或法律规定的大学.

目的

执行保存发送或接收的电子邮件的做法和程序 通过学院的电子邮件服务进行诉讼发现，公共记录请求回复， 以及记录管理. 

这项政策适用于谁

此政策适用于所有TCC员工和任何在大学内使用电子邮件的人 行政(非学生)电子邮件系统.  教学中的学生电子邮件帐户 电子邮件系统不在此列.

参考文献

RCW 42.56公共记录法

定义

〇诉讼中止 诉讼保留将指示潜在相关记录的所有者保存 他们从破坏或修改.  任何诉讼暂停的通知将 包括对相关记录构成的解释.

相关的记录 -相关记录的定义可以通过诸如开始等参数来定义 结束日期，发件人，收件人，主题行，邮件中的关键词，和/或 其他变量.  行政服务副总裁或其指定人员 根据发现或公共记录请求的通知，将包括定义 对所有相关诉讼记录持有通知.

电子检索(eDiscovery) -电子取证指任何搜寻、定位数码资料的程序 为了在民事或刑事案件中作为证据而被扣押和搜查 法律案件.

过程

文件保存计划:

在收到要求采取行动保存数字文件的通知后，副局长 行政服务总裁或其指定人员，将涉及适当 如有需要，教职员及学院指派的法律顾问会协助制定保存文件 计划. 该计划将包括以下内容:

1. 指定一名协调员作为所有各方的主要联络人.
2. 识别操作单位、个人和可能拥有相关的系统 电子邮件信息
3. 向适当的个人提供诉讼暂停通知
4. 实施立即的步骤，以停止自动化，例行的做法，有 删除相关信息的可能性
5. 实施查找、收集和保存本族相关记录的计划 格式(包括元数据).

记录保留计划:

学院采用市售软件持续存档所有文件 由书院电邮服务发出或接收的讯息.  存档被存储 由学院的云托管电子邮件提供商提供.  个人信息没有受到诉讼 保留及/或不受公开记录要求的保留期限为六年.

发现和公共记录请求:

诉讼通知、证据披露请求或公共记录请求的接收方 必须立即通知行政服务副总裁或其指定人员.

了解即将发生的诉讼或合理预期的任何学院员工 诉讼必须立即通知行政服务副总统或 他们被任命者.

在这两种情况下，学院将立即采取如下措施来保护 并防止丢失潜在的相关信息.

收到诉讼暂停通知、证据开示请求或公众通知的人员的义务 记录要求:

收到诉讼搁置、发现请求或公共记录请求的员工 对可能属于该人拥有或责任范围的文件的通知 必须立即:

1. 停止销毁可能相关信息的个人行为.
2. 禁用或导致禁用任何自动功能，如自动删除 的电子邮件.
3. 以原始数字形式保护和保存所有消息(包括元数据). 
4. 保护和保存之后生成或接收的任何相关新信息 收到诉讼搁置、发现请求或公共记录请求.
5. 遵守诉讼搁置、证据开示请求、 或索取公共纪录.

保存责任:

接收诉讼搁置、证据开示请求或公共记录的人员的职责 当文件保存计划协调员以书面形式通知请求时，请求通知终止 the litigation or the threat of litigation has ended; or the Public Records request 已被撤回或关闭.

学院的记录保存官员将安排并进行年度审查 这一政策.